Politique de bénévolat

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Le 20 mai 2024

INTRODUCTION ET OBJECTIF

Depuis sa création, L’Association Québécoise de logement intégré QUAIL (QUAIL) compte sur le soutien des bénévoles de la communauté pour l'aider à remplir sa mission. L'esprit et l'engagement des bénévoles de la communauté ont contribué à faire de QUAIL ce qu'elle est aujourd'hui - un foyer d'accueil et de soutien où les résidents peuvent vivre pleinement leur vie. 

L'objectif de cette politique est d'établir le processus d'engagement des bénévoles et de veiller à ce que les bénévoles recrutés par QUAIL soient correctement équipés pour accompagner et aider nos résidents. 

DEVOIR DE DILIGENCE 

QUAIL a le devoir moral, éthique et légal de protéger les personnes vulnérables que nous servons. C'est ce qu'on appelle le "devoir de diligence". Pour remplir ce devoir, nous avons adopté les 10 étapes recommandées par Bénévoles Canada. Ces dix étapes sont les suivantes (1) une description claire des tâches des bénévoles, (2) un processus de recrutement formel, (3) l'utilisation d'un formulaire de candidature, (4) des entretiens, (5) le suivi des références, (6) une demande de vérification du casier judiciaire, (7 et 8) des séances d'orientation et de formation, (9) la supervision et (10) l'évaluation des bénévoles. 

GÉNÉRALITÉS 

Droits et responsabilités des bénévoles 

QUAIL estime que les bénévoles jouent un rôle essentiel en contribuant à enrichir la vie de nos résidents et s'engage à mettre en place l'infrastructure appropriée pour soutenir l'engagement des bénévoles. Les bénévoles ont des droits et des responsabilités 

Les droits 

Les bénévoles ont droit à : 

• Un lieu de travail sûr et sain 

• Un environnement favorable dans lequel ils peuvent participer et apporter leur contribution. 

• Des pratiques efficaces et significatives en matière d'engagement bénévole 

• Des tâches qui utilisent et développent leurs compétences 

• Des informations et une formation adéquates pour mener à bien les missions. 

• Des instructions claires et spécifiques et des ressources adéquates pour accomplir les tâches. 

• Proposer des commentaires et poser des questions, et s'attendre à recevoir une rétroaction régulière. 

• Demander et recevoir le soutien de leur superviseur/responsable lorsque cela est nécessaire. 

• Recevoir de la reconnaissance et de l'appréciation pour leurs contributions 

• Être respectés sur le lieu de travail. 

  
  

Responsabilités : 

Les bénévoles de QUAIL ont la responsabilité de : 

• Agir avec respect pour QUAIL, son travail, les résidents, le personnel, les autres bénévoles et les membres de la communauté. 

• Agir de manière responsable et avec intégrité 

• Remplir les obligations liées à leur rôle, comme convenu avec le gestionnaire, de manière efficace et efficiente. 

• Respecter la présente politique 

• Être ponctuels et respecter les rendez-vous fixés au mieux de leurs capacités. 

• Informer le responsable ou le membre désigné du personnel de QUAIL si, pour une raison quelconque, ils ne sont pas en mesure de remplir leurs fonctions ou s'ils doivent manquer une activité bénévole programmée. 

• Garder confidentielles toutes les informations reçues sur les résidents de QUAIL, le personnel et les autres bénévoles. Il sera demandé aux bénévoles de signer un engagement de confidentialité 

• Faire preuve de sensibilité à l'égard des autres, sans porter de jugement et sans faire de discrimination. 

• Suivre les directives du responsable ou du membre du personnel désigné. 

• Informer immédiatement le responsable ou le personnel de QUAIL de toute situation qu'ils jugent problématique. En cas de doute, le bénévole doit toujours demander. 

• Offrir un retour d'information et des suggestions. 

• Participer à l'orientation/aux formations et aux réunions prévues. 

• Contacter le responsable en cas de questions et de préoccupations. 

PROCÉDURES RELATIVES AUX CANDIDATURES ET À LA SÉLECTION

1. Candidature 

Toute personne souhaitant faire du bénévolat au QUAIL doit remplir un formulaire de candidature. 

2. Présélection 

Dans le cadre du processus de sélection, les candidats devront : 

• Remplir un formulaire de candidature. 

• Être interviewés par le responsable ou un membre du personnel désigné. 

• Soumettre des références personnelles et/ou professionnelles si elles sont demandées à des fins de sélection. 

• Participer à des séances d'orientation et de formation s'ils sont sélectionnés pour un rôle de bénévole. 

• Les résidents de QUAIL étant des adultes vulnérables, il sera demandé aux bénévoles de consentir à une vérification de leur casier judiciaire pour les personnes travaillant avec une clientèle vulnérable. La vérification ne sera pas demandée avant la dernière étape du processus de sélection (après les entretiens) afin de s'assurer que le candidat correspond bien au rôle. Toute information trouvée lors de la vérification qui n'est pas pertinente pour le poste ou ses exigences sera ignorée et n'aura pas d'impact sur la prise de décision. 

Le gestionnaire devra : 

• Interviewer les candidats par téléphone et/ou en personne. 

• Décrire le poste/rôle de bénévole, les responsabilités et les attentes. 

• Contacter les personnes de référence si cela est nécessaire aux fins de la sélection. 

• Refuser les candidats qui ne répondent pas aux exigences du rôle. 

• Assurer l'orientation et la formation des nouveaux bénévoles. 

Dans le cas où il n'y a pas d'opportunités de bénévolat appropriées, avec le consentement de la personne candidate bénévole, sa candidature peut être conservée par QUAIL si des opportunités futures se présentaient. 

3. Orientation et formation 

Chaque bénévole recevra une présentation de QUAIL ainsi qu'une formation dispensée par le gestionnaire ou un membre du personnel désigné. Le formateur passera en revue le rôle de la personne, l'étendue de la mission, les droits, les politiques et procédures pertinentes, présentera le personnel et (le cas échéant) les clients, et répondra à toutes les questions que le bénévole pourrait avoir sur son rôle. Ils fourniront également une formation de base sur les tâches, les questions de santé et de sécurité et les besoins spécifiques des résidents, afin de s'assurer que les volontaires peuvent mener à bien leurs missions en toute sécurité et de manière efficace.  

Des précautions et des conseils seront donnés si nécessaire au début de la participation du volontaire et de manière continue par le responsable ou le personnel désigné. 

RENSEIGNEMENTS PERSONNELS DES BÉNÉVOLES 

QUAIL s'engage à protéger la confidentialité des renseignements personnels de toutes les parties prenantes de l'organisation, y compris les bénévoles. 

QUAIL recueille et utilise les renseignements personnels des bénévoles pour soutenir la prestation des programmes et pour les raisons spécifiques suivantes : 

• Processus de candidature et de recrutement des bénévoles. 

• Maintien du contact avec les bénévoles pour assurer la couverture des missions et des responsabilités et faire connaître aux bénévoles les opportunités qui s'offrent à eux. 

• Formation et supervision continues pour aider les bénévoles. 

Il incombe à QUAIL de demander le consentement pour une nouvelle utilisation des renseignements personnels. 

QUAIL ne doit divulguer des informations spécifiques que lorsque les lois provinciales et fédérales l'exigent. Aucun renseignement personnel ne sera divulgué sans le consentement préalable des bénévoles, à l'exception des renseignements rendus anonymes. 

Il incombe aux bénévoles de donner leur consentement à la collecte de leurs informations personnelles. 

QUAIL protégera la confidentialité des dossiers des bénévoles en s'assurant que : 

• Les dossiers et leur contenu sont conservés dans une armoire fermée à clé. Le gestionnaire et le personnel désigné ont accès aux dossiers de tous les bénévoles. Rien ne sera placé dans le dossier d'un bénévole à son insu. Une copie des documents sera remise au bénévole à sa demande 

• Les vérifications du casier judiciaire des volontaires seront conservées dans un dossier séparé et sécurisé. 

SUPERVISION 

Le gestionnaire ou le membre du personnel désigné est responsable de la supervision quotidienne du bénévole et veillera à ce que chaque bénévole : 

• Soit présenté au personnel, aux autres bénévoles et aux résidents, le cas échéant ; et 

• Bénéficie d'une supervision, d'une orientation et d'un retour d'information continus, le cas échéant. 

ASSIDUITÉ 

Le personnel et les résidents dépendent de l'assiduité et de la ponctualité des bénévoles. Les bénévoles doivent contacter QUAIL dès que possible s'ils ne sont pas en mesure d'être présents à l'heure prévue. De son côté, le personnel du programme doit informer les bénévoles de tout changement d'horaire concernant les clients, les programmes, les lieux, les heures, etc. 

UTILISATION DE VÉHICULES PERSONNELS 

Les bénévoles qui acceptent de conduire un véhicule dans le cadre de leur affectation doivent fournir au gestionnaire une photocopie de leur permis de conduire actuel et un dossier de conduite de la SAAQ avant d'accepter l'affectation. La conduite doit se faire à des fins reliées à leur rôle. 

Avant d'utiliser un véhicule personnel dans le cadre de ses activités bénévoles (p. ex. transport de clients à des rendez-vous ou à des activités et événements), le bénévole doit s'assurer que l'assurance de son véhicule personnel le permet. Le gestionnaire le droit de demander une preuve du permis de conduire et de l'assurance, et il le fera. 

PRÉOCCUPATIONS DES BÉNÉVOLES 

QUAIL encourage une communication permanente entre les bénévoles, le gestionnaire et le personnel. Si un bénévole a un problème, il doit d'abord le porter à l'attention du gestionnaire. Si le problème n'est pas résolu, il sera porté à l'attention du conseil d'administration de QUAIL. 

Les préoccupations concernant la sécurité et le bien-être des participants doivent être portées immédiatement à l'attention du gestionnaire ou d'un autre membre du personnel. 

DÉCLARATIONS PUBLIQUES 

Aucun bénévole ne peut agir en tant que porte-parole officiel de QUAIL sans l'autorisation du conseil d'administration. Les bénévoles sont encouragés à promouvoir le travail de QUAIL dans des contextes formels et informels qui n'incluent pas les interviews avec les médias. 

ÉVALUATION 

Le gestionnaire veillera à ce que le travail du bénévole soit évalué régulièrement, y compris, le cas échéant, après une période d'essai désignée. 

PÉRIODE D'ESSAI ET LICENCIEMENT 

Il incombe au gestionnaire et au personnel désigné de veiller à ce que les volontaires soient conscients de leurs attentes et de leurs responsabilités, ainsi que de toutes les conséquences possibles en cas de non-respect de ces attentes, de violation d'une interdiction ou de comportement inapproprié. 

Tous les volontaires sont soumis à une période d'essai. Au cours de cette période probatoire, les volontaires peuvent être licenciés pour quelque raison que ce soit sans recevoir d'avertissement pour s'améliorer. 

Les actes suivants sont considérés comme des motifs de renvoi immédiat : 

• Actes illégaux, violents et/ou dangereux (les services de police de la MRC des Collines seront également impliqués). 

• Le vol de biens ou l'utilisation abusive des fonds, de l'équipement ou du matériel de QUAIL ou d'un résident. 

• Être sous l'influence de l'alcool ou de la drogue dans l'exercice de ses fonctions de bénévole. 

• Toute action ou tout comportement qui cause du tort aux résidents ou au personnel. 

DÉMISSION 

Les bénévoles peuvent souhaiter démissionner de leur poste pour diverses raisons. Un bénévole doit informer le gestionnaire de son intention de démissionner le plus tôt possible, idéalement par écrit au moins une semaine avant sa prochaine journée de bénévolat. 

CONTACT EN CAS D'URGENCE 

Les bénévoles doivent remplir un formulaire d'information sur les personnes à contacter en cas d'urgence afin de s'assurer que QUAIL dispose des informations nécessaires en cas d'urgence. En signant ce formulaire, les bénévoles acceptent que ces informations soient conservées pendant toute la durée de leur engagement et qu'elles ne soient utilisées qu'en cas d'urgence. 

ENGAGEMENT DE CONFIDENTIALITÉ 

Les bénévoles doivent remplir un formulaire d'engagement de confidentialité et un engagement à respecter les termes de la politique de bénévolat.